Skip to main content
Zarządzać znaczy uczyć krok po kroku

Zarządzać znaczy uczyć – moje odkrycie (cz.I)

Metod rozwiązywania problemów znanych jest nam na co dzień wiele. Korzystamy z nich w większym lub mniejszym stopniu w różnym zakresie. A gdyby tak połączyć wszystkie te metody w jedną? Czy jest coś co zawiera All-in-one? 

A czy znacie metodę A3? Oddałem się niedawno lekturze książki Johna Shooka „Zarządzać znaczy uczyć. Rozwiązywanie problemów i rozwój pracowników z wykorzystaniem metody A3”. Podczas jej studiowania zacząłem się zastanawiać czym różni się ta metoda od innych? Że nazywa się inaczej – to już wiemy. Natomiast co ma ona wspólnego z popularnymi narzędziami typu Diagram Ishikawy, Burza mózgów, PDCA, czy też 5 x Dlaczego?, a może nawet 8D?

A3 to opowieść

Sama nazwa Arkusza A3 to nic innego jak zwykły arkusz papieru o formacie A3. W Toyocie był on stosowany powszechnie już kilkadziesiąt lat temu (sam John Shook zapoznał się z nim w latach 80. ubiegłego wieku podczas szkolenia w Japonii). Na kartce papieru przedstawia się swój problem, a właściwie „opowieść” o jego rozwiązaniu. Zapytacie pewnie: „A jak to ma wyglądać? Czy jest wzór formularza, który mamy stosować?” Otóż nie.

Z jednej strony to dobrze, bo mamy dowolność działania, z drugiej zaś brak określonej drogi może powodować blokadę w rozwiązaniu problemu. Ja jestem zdania, że nie forma się liczy, a to, co dzięki temu się nauczymy. Niestety doświadczenie wskazuje na to, że osoby korzystające z różnych formularzy – zwłaszcza auditorzy – mają tendencję do „czepiania się” formalności, co zabija cały wkład włożony przez zespół w rozwiązanie problemu.

Jest jednak kilka pytań/zagadnień, na które szukamy odpowiedzi i które to mogą stać się standardem w podróży do świata A3. Są to:

  1. Tytuł problemu.
  2. Właściciel oraz data ostatniej wersji raportu. Właściciel powinien być tylko jeden.
  3. Opis sytuacji – osadza problem w kontekście organizacyjnym i opisuje jego znaczenie.
  4. Jakie są obecne warunki – opisują, co obecnie wiadomo na temat problemu.
  5. Cele/Mierniki – określają pożądaną sytuację docelową.
  6. Analiza – określa rozbieżność pomiędzy sytuacją obecną a pożądaną.
  7. Proponowane środki zaradcze – propozycje działań, które mają na celu rozwiązanie problemu i osiągnięcie założeń.
  8. Plan – Co? Kto? Kiedy?
  9. Dalsze działania – określają, w jaki sposób będzie monitorowany postęp prac.

 

Formularz A3

Może to wyglądać w następujący sposób:

 

 

 

Tytuł:………………………. Właściciel:  ……………………..              Data……
I.                    Opis sytuacji

 

Dlaczego chcesz o tym pisać?

 

II.                  Obecne warunki

 

Jaka jest dzisiejsza sytuacja?

– Stosuj wizualizacje, wykresy, diagramy, rysunki

 

Na czym polega problem?

 

III.                Cele/mierniki

 

Co dokładnie powinno zostać osiągnięte?

 

IV.                Analiza

 

Co stanowi przyczynę lub przyczyny źródłowe?

 

Wybieraj jak najprostsze narzędzie analizy problemu – takie które pokaże korelację pomiędzy skutkiem a przyczyną

 

 

V.                  Proponowane środki zaradcze

 

Co możemy zrobić aby osiągnąć sytuacje docelową?

 

VI.                Plan

 

Jakie czynności należy wykonać? Kto i kiedy będzie za nie odpowiedzialny?

 

– Możesz skorzystać z wykresu Gantta

 

VII.              Dalsze działania

 

Jakie problemy można przewidzieć?

Zadbaj o Cykl PDCA

 

Tab. 1. Wzór formularza A3. Opracowanie własne.

 

Jest to tylko propozycja (zalecam zajrzenie do podręcznika Johna Shooka, gdzie – na podstawie dwóch równoległych opowieści – można zrozumieć cały proces powstawania takiego raportu).

A3 jest więc ustandaryzowaną opowieścią, gdzie treść tworzysz Ty. Jest początek, rozwinięcie i zakończenie. Ważnym jest, by dzięki temu przekazać jak najwięcej nawet osobom, które nie mają wiedzy w zakresie danego problemu.

W kolejnej części przedstawię Wam jak analiza A3 łączy się z innymi metodami i które z nich warto stosować w poszczególnych punktach zaproponowanego formularza.

Tomasz Flakiewicz

Dyrektor Zakładu Coko-Werk Polska sp. z o.o., trener zarządzania w EMT-Systems.

6 myśli na temat “Zarządzać znaczy uczyć – moje odkrycie (cz.I)

    1. Dokładnie. Poza tym na codzień tworzymy A3, ale do końca o tym nie wiemy, bo korzystamy z innych narzędzi, które wchodzą w skład samego A3…

  1. Tak jak mówisz, to pewna opowieść, a dodatkowo opowieść, w której nie jest monolog, ale dialog, dzięki któremu dochodzimy do przyczyny problemu i jego rozwiązania.

  2. Hej, w pracy zajmuję się między innymi, treningami w zakresie rozwiązywania problemów. Nasze narzędzie bazuje na A3 (jest jeszcze bardziej rozbudowane) i powiem Wam, że najpierw muszę nauczyć ludzi pracy zespołowej, a później to już idzie samo, wystarczy wskazać kierunek. Ale dziala to dobrze tylko w przypadku kiedy najwyższy Management jest tym procesem zainteresowany. Od kilku lat obserwuje tę korelację i brak zainteresowania powoduje zawsze powrót do szybkiego załatwienia problemu czyli pod dywan. Sprawdzone w kilku krajach:)
    Ps. Czas dany na 8D raport, czyli te nieszczęsne 5 dni jest naprawdę wrogiem prawidłowego i efektywnego rozwiązywania problemów, niestety……

    1. W pełni się zgadzam. Dorzucę jeszcze tylko, że rozwiązywanie problemów w dużej mierze oprócz zaangażowania najwyższego kierownictwa, bazuje również na przywództwie. Bez leadershipu problem solving nieestety leży. Stąd absolutnie się zgadzam z opinią, że najpierw trzeba nauczyć ludzi pracy zespołowej. Super jest gdy najwyższy management sam stosuje zasady tu opisane. Jeśli jest ta świadomość rozwiązywanie problemów idzie łatwiej. Zamiatanie pod dywan zależy też w dużej mierze od kontekstu w jakim aktualnie firma się znajduje. Jeśli mamy np. jeden problem i go nie rozwiązujemy zgodnie ze sztuką to naprawdę szkoda, jeśli natomiast tych problemów jet wiele i ludzie chcą, ale się po prostu nie wyrabiają z pracą to jest już nieco inna sytuacja. Ale wszystko bazuje na prawidłowym rozwiązaniu problemu i znalezieniu przyczyny źródłowej.
      P.S. Co do 8D jak najbardziej się zgadzam! Zwłaszcza jeśli brakuje nam części do analizy i bazujemy tylko na zgłoszeniach telefonicznych bądź mailowych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *