Zarządzać znaczy uczyć – moje odkrycie (cz.I)

Metod rozwiązywania problemów znanych jest nam na co dzień wiele. Korzystamy z nich w większym lub mniejszym stopniu w różnym zakresie. A gdyby tak połączyć wszystkie te metody w jedną? Czy jest coś co zawiera All-in-one? 

A czy znacie metodę A3? Oddałem się niedawno lekturze książki Johna Shooka „Zarządzać znaczy uczyć. Rozwiązywanie problemów i rozwój pracowników z wykorzystaniem metody A3”. Podczas jej studiowania zacząłem się zastanawiać czym różni się ta metoda od innych? Że nazywa się inaczej – to już wiemy. Natomiast co ma ona wspólnego z popularnymi narzędziami typu Diagram Ishikawy, Burza mózgów, PDCA, czy też 5 x Dlaczego?, a może nawet 8D?

A3 to opowieść

Sama nazwa Arkusza A3 to nic innego jak zwykły arkusz papieru o formacie A3. W Toyocie był on stosowany powszechnie już kilkadziesiąt lat temu (sam John Shook zapoznał się z nim w latach 80. ubiegłego wieku podczas szkolenia w Japonii). Na kartce papieru przedstawia się swój problem, a właściwie „opowieść” o jego rozwiązaniu. Zapytacie pewnie: „A jak to ma wyglądać? Czy jest wzór formularza, który mamy stosować?” Otóż nie.

Z jednej strony to dobrze, bo mamy dowolność działania, z drugiej zaś brak określonej drogi może powodować blokadę w rozwiązaniu problemu. Ja jestem zdania, że nie forma się liczy, a to, co dzięki temu się nauczymy. Niestety doświadczenie wskazuje na to, że osoby korzystające z różnych formularzy – zwłaszcza auditorzy – mają tendencję do „czepiania się” formalności, co zabija cały wkład włożony przez zespół w rozwiązanie problemu.

Jest jednak kilka pytań/zagadnień, na które szukamy odpowiedzi i które to mogą stać się standardem w podróży do świata A3. Są to:

1. Tytuł problemu.
2. Właściciel oraz data ostatniej wersji raportu. Właściciel powinien być tylko jeden.
3. Opis sytuacji – osadza problem w kontekście organizacyjnym i opisuje jego znaczenie.
4. Jakie są obecne warunki – opisują, co obecnie wiadomo na temat problemu.
5. Cele/Mierniki – określają pożądaną sytuację docelową.
6. Analiza – określa rozbieżność pomiędzy sytuacją obecną a pożądaną.
7. Proponowane środki zaradcze – propozycje działań, które mają na celu rozwiązanie problemu i osiągnięcie założeń.
8. Plan – Co? Kto? Kiedy?
9. Dalsze działania – określają, w jaki sposób będzie monitorowany postęp prac.

 

Formularz A3

Może to wyglądać w następujący sposób:

 

 

 

Tytuł:………………………. Właściciel:  ……………………..              Data……

I.                    Opis sytuacji   Dlaczego chcesz o tym pisać?

II.                  Obecne warunki   Jaka jest dzisiejsza sytuacja? – Stosuj wizualizacje, wykresy, diagramy, rysunki   Na czym polega problem?

III.                Cele/mierniki   Co dokładnie powinno zostać osiągnięte?

IV.                Analiza   Co stanowi przyczynę lub przyczyny źródłowe?   Wybieraj jak najprostsze narzędzie analizy problemu – takie które pokaże korelację pomiędzy skutkiem a przyczyną

V.                  Proponowane środki zaradcze   Co możemy zrobić aby osiągnąć sytuacje docelową?

VI.                Plan   Jakie czynności należy wykonać? Kto i kiedy będzie za nie odpowiedzialny?   – Możesz skorzystać z wykresu Gantta

VII.              Dalsze działania   Jakie problemy można przewidzieć? Zadbaj o Cykl PDCA

Tab. 1. Wzór formularza A3. Opracowanie własne.

 

Jest to tylko propozycja (zalecam zajrzenie do podręcznika Johna Shooka, gdzie – na podstawie dwóch równoległych opowieści – można zrozumieć cały proces powstawania takiego raportu).

A3 jest więc ustandaryzowaną opowieścią, gdzie treść tworzysz Ty. Jest początek, rozwinięcie i zakończenie. Ważnym jest, by dzięki temu przekazać jak najwięcej nawet osobom, które nie mają wiedzy w zakresie danego problemu.

W kolejnej części przedstawię Wam jak analiza A3 łączy się z innymi metodami i które z nich warto stosować w poszczególnych punktach zaproponowanego formularza.